Privacy

Privacy- en cookieverklaring Bureau Ombudsman Groningen

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 augustus 2024.

Privacy is voor Bureau Ombudsman Groningen (hierna: ‘de ombudsman’) van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywetgeving. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacy- en cookieverklaring leggen we uit wat we bij de ombudsman allemaal doen met informatie die we over u te weten komen.

Als u vragen heeft, of wilt weten wat we precies bijhouden, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Indienen van een klacht of verzoek, of contact opnemen

U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. U kunt een brief of e-mail naar de ombudsman sturen. Bellen is ook mogelijk. U kunt via mail of telefonisch ook een afspraak maken om bij ons langs te komen. U mag ook contact met ons opnemen over andere zaken. Om uw klacht of verzoek te behandelen verwerken wij de volgende gegevens:

– NAW-gegevens;
– telefoonnummer (optioneel);
– e-mailadres (optioneel);
– gegevens die u zelf invult/ doorgeeft tijdens het contact.

Wij verwerken deze gegevens op basis van uw toestemming. Wanneer u contact met ons opneemt bewaren wij de gegevens over dit contactmoment een jaar. Wanneer we op basis van uw klacht of verzoek een dossier starten dan bewaren wij de gegevens die worden opgenomen in dit dossier tien jaar.

Behandelen van een klacht of verzoek

Wanneer u contact met ons opneemt kunnen wij besluiten of een ‘snelle actie’ nodig is of dat we een onderzoek starten, indien de ombudsman hiertoe bevoegd is. In beide gevallen openen we een dossier. Er wordt dan besproken of er aanvullende informatie of eerst een gesprek (op ons spreekuur) met u nodig is. Wanneer wij een dossier voor u starten verwerken wij de volgende gegevens:

– NAW-gegevens;
– telefoonnummer (optioneel);
– e-mailadres (optioneel);
– gegevens die u zelf invult/ doorgeeft tijdens het contact.

Wij verwerken deze gegevens op grond van onze wettelijke taak, die gevonden kan worden in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht. De gegevens die worden opgenomen in uw dossier bewaren wij tien jaar.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Wij verstrekken uw gegevens alleen aan andere bedrijven of instellingen als dat nodig is voor de uitvoering van onze taak, als wij daarvoor toestemming hebben gekregen of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf). Wij werken samen met een aantal andere bedrijven, dit zijn:

– onze ICT-dienstverlener;
– e-maildienstverleners.

Wanneer u een klacht bij ons meldt zoeken wij, in overleg met u, ook contact met de instantie waarover de klacht gaat. Om ervoor te zorgen dat wij uw klacht kunnen behandelen communiceren wij ook met de instantie waarover de klacht gaat, over de inhoud van uw klacht.

Het kan zo zijn dat wij voor onze dienstverlening gebruikmaken van partijen die gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Wij maken alleen gebruik van een dergelijke partij als een van de volgende situaties van toepassing is:

– deze ontvanger is gevestigd in een derde land waarvan de Europese Commissie heeft aangegeven dat het een land betreft dat een passend niveau van gegevensbescherming biedt (een adequaatheidsbesluit); of
– de ontvanger van de persoonsgegevens biedt passende waarborgen (bijvoorbeeld door middel van EU-standaardcontractbepalingen); of
– wij hebben hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming gekregen.

Cookies

Op onze website gebruiken we een cookie. Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het device (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. De ombudsman gebruikt een cookie om het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te verbeteren (analytische cookie).

Wij gebruiken Siteimprove om het gebruik van de website te analyseren door statistieken. Deze statistieken zijn anoniem. Deze cookies verwerken uw persoonsgegevens niet.

Het staat u vrij om cookies uit te schakelen middels de browser. Houd er wel rekening mee dat het mogelijk is dat onze website dan niet meer optimaal werkt.

In- en uitschakelen van cookies

In uw browser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd, wanneer u ermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van de webbrowser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

Veel cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van de browser.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat uw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. Wij passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze website of dienstverlening wijzigt, moeten wij ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. De meest recente wijzigingsdatum is te vinden bovenaan onze privacy- en cookieverklaring.

Uw rechten

Wanneer u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. U kunt dit doen via de contactgegevens hieronder.

U heeft de volgende rechten:

– recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien;
– recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.
– recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en tegen direct marketing;
– recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen;
– recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken;
– recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij;
– recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Functionaris gegevensbescherming

Wanneer u vragen heeft over de manier waarop wij uw gegevens verwerken dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming, Eva van der Heide, via e.vanderheide@ictrecht.nl.

Wanneer u vindt dat wij uw gegevens niet op de juiste manier verwerken of heeft u andere klachten die te maken hebben met privacy, dan kunt u ook contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.